工作中我们经常会遇到这种情况，替公司买了东西或者应酬了客户，结果发票开不了，或者发票不全。这个时候，我们会拿其他发票来冲账报销。

其实这个在管理中会有漏洞的，那么，一旦发现员工有虚开发票的情况怎么处理比较合适呢？

一、发票“冲账”的本质

遇到无法开发票或者发票开不足的情况如何处理，大家的第一反应就是拿其他发票来“冲账”。是的，按照现在绝大多数企业的财务制度，都允许这种“冲账”行为存在。要不然财务那里不给钱。
所以，绝大多数情况下，用发票“冲账”一般不会引起企业内部的矛盾。但是这种“冲账”一般都是有真实的公事用途，也有真实的支出金额，仅仅是票据方面不符合财务的要求，因此才拿了其他发票来“冲账”的。而且用于“冲账”的票据，财务也会有规定，比如什么发票，多少金额，内容是什么。比如，现在大多数公司财务会拒绝使用定额发票，如果不是真的吃饭了，一般也拒绝餐饮发票。

任何事情都有两面性，这种因为票据本身的问题开的小口子，也可能被人利用。于是在“冲账”时估计多开金额，或者虚报、多报金额谋取个人利益。这种行为有时候很隐蔽，未必能发现，但是一旦被发现，在绝大多数公司都会被认定为严重违纪行为。

虚开发票谋取个人利益无论在国企还是在私企，都是不被允许的。这个应该没多少争议。现在需要讨论的是另外一种情况。

二、开到了假发票如何认定

在报销时，财务人员发现员工提交的发票是假的，这个时候如何认定呢？有公司因为这个原因输了官司。我看了案情，我觉得公司的HR在处理这个问题时，角度错了。
公司允许“冲账”行为与公司容忍用假发票“冲账”这里面的尺度是可以讨论的。员工提交的用于“冲账”的假发票的来源很重要。现在很多公司拒绝定额发票，很大一部分原因就是定额发票中的假发票太多了。这让人防不胜防。

那么，不用定额发票就行了嘛？无论出于什么原因，采用虚开发票的行为，一直都存在。即便已经有很多人因此吃了官司，也挡不住还是继续有人抱着侥幸心理以身试法。打击虚开增值税发票的违法犯罪行为，一直都是税务机关和公安机关的重点监管领域。在这个领域里，我一直奉劝各位老板和HR们，不要抱有任何侥幸心理。这个代价肯定比你们做点个税的“税筹”严重得多。

如果员工不是自己故意去开假发票的，或者没有证据能够证明员工故意提供假发票的，要普通员工承担假发票的后果，恐怕很难服众。但是财务人员在审核的时候，如果也没发现是假发票的，这就有点说不过去了。

三、如何判断员工是否故意提供假发票

用于“冲账”的发票来源可能五花八门，但是无论如何都会有一个真实的来源。员工从哪里找来的这些用于“冲账”的发票，是一个很重要的判断依据。
经过多年持续的打击，公开兜售假发票的行为已经被极大遏制了。但是在某些特定的区域里还是存在这种违法行为。如果员工到这种地方去买来的发票，那么，很显然就有故意的主观意图。又或者虽然员工自己不是从这些地方买来的发票，但是也是通过其他人员购入了来路不明的发票，那么，从主观意图上来看，也存在故意性。这个在刑法理论上就是直接故意和间接故意的区别。

当然，企业要在这个方面判断清楚，是有难度的。但是企业了解清楚员工发票来源，我认为还是有必要的。在搞清楚发票来源的前提下，财务人员对发票的审核也要加强。让假发票无法进入财务凭证中去。

此外，还有对于员工的报销行为要进行管理。特别是一些负责采购、销售的岗位的报销。所谓的商务应酬是否有规定，采购物品是否有规定，物品损耗是否有规定，等等，诸如此类。要从内部的管理制度上予以完善。

关于商务应酬方面的规定，我发现在很多公司是不健全的。几乎每个销售人员都是只要自己愿意，就可以请客户吃饭，不需要事先的请示和审批，都是事后报销的。这就有空子可钻了。甚至有些不怎么合法的消费开支，也由公司报销。这里面的漏洞就更大了。

总之，只有搞清楚了员工的真实目的是为了“冲账”，还是为个人牟利，搞清楚了发票来源是否正当，然后再对假发票的行为进行定性。这样的做法比较妥当一些。